Staršie verzie programu Microsoft Outlook trpeli znížením výkonu, pretože sa zväčšila veľkosť súboru programu Outlook. Výsledkom je, že v programe Microsoft Outlook 2010 existuje funkcia archivácie, ktorú môžete použiť na archiváciu starých súborov, ako sú staré e-maily, kontakty, distribučné zoznamy a záznamy v kalendári.
Zatiaľ čo používatelia programu Microsoft Outlook 2010 nezaznamenajú rovnaké spomalenie programu ako používatelia starých verzií, dnešní používatelia e-mailu a kalendára prijímajú a odosielajú väčšie množstvá údajov, čo môže rýchlo zväčšiť veľkosť súboru PST programu Outlook. Preto aj keď už nie je potrebné archivovať súbory v programe Outlook ako kedysi, stále je to dobrý postup na zmenšenie veľkosti súboru a zlepšenie výkonu vášho e-mailového programu.
Používanie nástroja Archive Tool v kalendári programu Outlook 2010
Ak ste viac oboznámení s úpravou nastavení v starších verziách programov balíka Microsoft Office, potom môže byť rozloženie a štruktúra programu Microsoft Outlook 2010 trochu mätúce. Väčšinu konfigurovateľných možností v tejto verzii Outlooku nájdete po kliknutí na Súbor v ľavom hornom rohu okna. Tento navigačný vzor platí aj pre účely tohto návodu, takže naň kliknite Súbor tab. Kliknutím na tlačidlo Informácie na ľavej strane okna zobrazíte inú množinu možností v hlavnej časti okna programu Outlook 2010.
Kliknite na Nástroje na čistenie v strede okna, čím sa zobrazí rozbaľovacia ponuka s ďalšou sadou možností. Kliknite na Archív možnosť v spodnej časti tejto rozbaľovacej ponuky.
An Archív okno sa teraz otvorí nad oknom programu Outlook 2010. Ak chcete archivovať celý súbor programu Outlook 2010, môžete kliknúť na Archivujte všetky priečinky podľa nastavení automatickej archivácie možnosť v hornej časti okna. Ak však chcete archivovať iba kalendár Outlooku 2010, začiarknite políčko Archivujte tento priečinok a všetky podpriečinky možnosť.
Kliknite na Kalendár možnosť vybrať predvolený kalendár pre váš aktuálny profil programu Outlook 2010. Ak chcete archivovať iný kalendár, napríklad internetový, vyberte túto možnosť. Ak vidíte šípku naľavo od požadovanej možnosti kalendára, znamená to, že v danej položke sa nachádza viacero kalendárov. Ak vyberiete možnosť napravo od šípky, Outlook bude archivovať každý kalendár v danej sekcii.
Dokončite nastavenia archívu kalendára programu Outlook 2010 kliknutím na rozbaľovaciu ponuku napravo od Archivovať položky staršie ako a výber dátumu, pred ktorým chcete archivovať všetky položky vo svojom súbore. Kliknite na OK Pokračujte v archivácii kalendára programu Outlook 2010.